INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE n. 679/2016

Al fine di condurre un trattamento corretto e trasparente, Earnext S.r.l. rende la seguente informativa – redatta ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 679/2016 sulla “Protezione delle persone fisiche con riguardo al Trattamento dei Dati Personali” (“GDPR”) e del D. Lgs. 196/2003 (“Codice Privacy”), così come modificato dal D. Lgs. 101/2018 – relativa ai dati personali degli interessati raccolti e trattati nell’ambito dell’utilizzo del sito internet accessibile all’indirizzo www.earnext.com (“Sito”).

1. Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) – Chi tratta i dati personali?

Il soggetto che determina i mezzi e le finalità del trattamento dei Suoi dati personali, ossia il titolare del trattamento, è Earnext S.r.l., con sede legale in Roma (RM), Via Arezzo n. 1, 00161, C.F. e P.IVA 16561081007 (“ Titolare”).

Qualsiasi richiesta relativa ai trattamenti di cui alla presente informativa e avente ad oggetto i propri dati personali potr à essere rivolta al Titolare, a mezzo posta presso la sede legale o inviando una e-mail all’indirizzo privacy@earnext.com, ovvero contattando il responsabile della protezione dei dati (DPO) da questa designato, ex art. 37 del GDPR. Il DPO può essere conta ttato all’indirizzo e-mail dpo@earnext.com o per posta, all’indirizzo della sede legale del Titolare, indirizzando la comunicazione all’attenzione del DPO.

2. Oggetto del trattamento, modalità di raccolta, origine dei dati e modalità del trattamento – Quali dati personali trattiamo? Come li raccogliamo?

Il Titolare tratta le seguenti categorie di dati personali degli interessati (collettivamente, “ Dati Personali”):

a) dati identificativi e di contatto: nome e cognome, indirizzo e-mail, e ogni altra informazione da Lei volontariamente fornita per la prenotazione di una demo o per la partecipazione a sondaggi;

b) dati di natura professionale: le risposte da Lei fornite nell’ambito di sondaggi o le informazioni aggiuntive inserite nei moduli di contatto;

c) dati di navigazione: indirizzo IP, tipo di browser utilizzato, log di navigazione, raccolti durante la Sua interazione con il Sito.

I Dati Personali degli interessati sono raccolti:

a) direttamente dall’interessato: tramite la compilazione del modulo per la prenotazione di una demo o del modulo relativo al sondaggio “Family Office Survey”;

b) mediante strumenti automatizzati: durante l’utilizzo del Sito, alcuni dati di navigazione possono essere raccolti automaticamente tramite cookie e altre tecnologie simili.

Il trattamento dei Dati Personali viene effettuato mediante strumenti informatici e telematici, con logiche strettamente corr elate alle finalità indicate e in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi, nel rispetto dei principi di cu i all’art. 5 del GDPR. Il Titolare ha implementato specifiche misure di sicurezza tecniche e organizzative per proteggere i Dati Personali da accessi non autorizzati, garantendo che possano essere trattati esclusivamente da personale debitamente autorizzat o e adeguatamente formato (come meglio specificato al successivo punto 3). I sistemi informatici utilizzati sono dotati di avanzati meccanismi di protezione, inclusi sistemi di backup periodico e protocolli di trasmissione sicura dei dati, al fine di preservarne l’integrità e prevenirne la perdita.

3. Destinatari dei dati personali – A chi vengono comunicati i dati personali?

I Dati Personali degli interessati saranno trattati esclusivamente da:

a) Personale autorizzato dal Titolare: dipendenti e collaboratori del Titolare che necessitano di accedere ai Dati Personali per lo svolgimento delle proprie mansioni, debitamente autorizzati e istruiti in materia di protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 29 del GDPR e dell’art. 2-quaterdecies del Codice Privacy;

b) Responsabili del trattamento: soggetti terzi di cui il Titolare si avvale per l’erogazione di specifici servizi, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR, quali (i) fornitori di servizi IT e di hosting; (ii) fornitori di servizi di manutenzione e sviluppo del Sito; (iii) fornitori di servizi per la gestione della prenotazione di demo (es. Calendly); (iv) fornitori di servizi per la creazione e gestione di sondaggi (es. Tally). Un elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto al Titolare ai recapiti indicati al punto 1.

c) Autorità ed enti pubblici: nei casi previsti dalla legge e/o per l’adempimento di obblighi normativi.

I Dati Personali degli interessati non saranno in alcun caso diffusi, ossia non ne sarà data conoscenza a soggetti indeterminati, in qualunque forma, anche mediante la loro semplice messa a disposizione o consultazione.

4. Base giuridica e finalità del trattamento – Perché trattiamo i dati personali?

Nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, adeguatezza, pertinenza e necessità di cui all’art. 5, par. 1 , del GDPR, il Titolare tratterà i Suoi Dati Personali per le seguenti finalità:

a) Consentire la navigazione sul Sito [legittimo interesse/consenso]. Questa finalità comprende la raccolta e il trattamento di dati di navigazione al fine di consentire il corretto funzionamento del Sito, monitorarne le prestazioni e migliorare l’esperienza di navigazione. La base giuridica di questo trattamento è il legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR) a garantire il corretto funzionamento del Sito. Il conferimento dei dati per questa finalità è necessario e, in mancanza, la navigazione e la funzionalità del Sito potrebbero essere compromesse. Il Titolare effettua, inoltre, un’analisi statistica sull’utilizzo del Sito attraverso la raccolta di informazioni in forma aggr egata. Questo trattamento si basa sul consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR), che può essere liberamente gestito attraverso le impostazioni dei cookie. Il conferimento dei dati per questa sotto-finalità è facoltativo e il mancato consenso non pregiudicherà in alcun modo la possibilità di navigare sul Sito.

b) Gestire le richieste di prenotazione di una demo [esecuzione di misure precontrattuali]. Questa finalità comprende il trattamento dei Dati Personali da Lei forniti (dati identificativi e di contatto) per la pianificazione, l’organizzazione e la gestione della sessione dimostrativa della Piattaforma Earnext da Lei richiesta. La base giuridica d i questo trattamento è la necessità di dare esecuzione a misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR). Il trattamento è infatti strettamente funzionale a permetterle di valutare il servizio offerto dal T itolare in vista di una possibile futura sottoscrizione di un contratto. Il conferimento dei dati per questa finalità è necessario. In mancanza, non sarà possibile per il Titolare dare seguito alla Sua richiesta di prenotazione della demo.

c) Gestire la partecipazione al sondaggio “Family Office Survey” [esecuzione di misure precontrattuali]. Questa finalità comprende il trattamento del Suo indirizzo e-mail per inviarle il codice sconto offerto per la Sua partecipazione al sondaggio, nonché l’analisi in forma aggregata e anonima delle risposte fornite per finalità di ricerca di mercato. La base giuridica per la gestione della Sua partecipazione e l’invio dello sconto è l’esecuzione a misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR). Il conferimento del Suo indirizzo e -mail è necessario per poter ricevere il codice sconto. Il mancato conferimento renderà impossibile la partecipazione al sondaggio secondo le modalità proposte.

d) Interazione con social network e piattaforme esterne [legittimo interesse]. Questa finalità riguarda la possibilità per l’utente di interagire con il profilo social del Titolare (LinkedIn) tramite appo siti collegamenti presenti sul Sito. La base giuridica di questo trattamento è il legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR) a promuovere la propria visibilità e a facilitare l’interazione con la propria community professionale.

e) Garantire la sicurezza del Sito e prevenire attività fraudolente [legittimo interesse]. Questa finalità comprende il trattamento dei Dati Personali degli interessati per monitorare e prevenire accessi non autorizzati e utilizzi impropri del Sito. Il trattamento include l’analisi dei log di accesso e degli indirizzi IP. La base giuridica di questo trattamento è il legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR) a tutelare la sicurezza del Sito e l’integrità dei dati in esso contenuti. Il conferimento dei dati per questa finalità è necessario per garantire la sicurezza nell’utilizzo del Sito.

f) Adempiere ad obblighi di legge [obbligo di legge/legittimo interesse]. I Suoi dati potranno essere trattati per adempiere a obblighi normativi cui il Titolare è soggetto e per accertare, esercitare o difendere un diritto del Titolare in sede giudiziaria. Le basi giuridiche sono, rispettivamente, l’adempimento di un obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR) o il legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR).

5. Periodo di conservazione dei dati – Per quanto tempo conserviamo i dati personali?

I Dati Personali dell’interessato saranno conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti, nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione di cui all’art. 5, par. 1, lett. e) del GDPR.

Nello specifico:

a) Dati di navigazione: i dati di navigazione, qualora non anonimi, saranno conservati per un periodo massimo di 12 mesi dalla raccolta. I dati di navigazione anonimi utilizzati per finalità statistiche potranno essere conservati per un periodo più lun go, essendo esclusi dall’ambito di applicazione della normativa in materia di protezione dei dati personali.

b) Dati per la prenotazione di demo: sono conservati per 24 mesi dall’ultimo contatto intercorso, per gestire il ciclo di relazione commerciale.

c) Dati del sondaggio “Family Office Survey”: il Suo indirizzo e-mail sarà conservato per 12 mesi dalla fine del sondaggio. Le risposte saranno conservate in forma aggregata e anonima.

d) Sicurezza del Sito: i Dati Personali trattati per finalità di sicurezza saranno conservati per un periodo massimo di 24 mesi dall’ultima attività dell’interessato sul Sito.

e) Adempimento di obblighi di legge e tutela dei diritti del Titolare: i Dati Personali saranno conservati per il tempo necessario ad adempiere agli obblighi di legge e comunque non oltre i termini di prescrizione previsti dalla normativa applicabile per la tutela dei diritti.

Al termine dei suddetti periodi, i Dati Personali saranno cancellati o resi anonimi, fatta salva l’ulteriore conservazione ne cessaria per adempiere a obblighi normativi o per consentire al Titolare l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un proprio diritto in sede giudiziaria.

6. Trasferimento dei dati – Dove vengono trasferiti i dati?

Per l’erogazione di alcuni servizi descritti nella presente informativa, quali la prenotazione di demo o la gestione di sonda ggi, il Titolare si avvale di fornitori che potrebbero trattare i Suoi Dati Personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo. I l Titolare garantisce che tali trasferimenti avvengano nel pieno rispetto della normativa applicabile e che saranno soggetti alle garanz ie di cui all’art. 45 del GDPR e/o alle tutele appropriate descritte nell’art. 46 del GDPR, quali le Clausole Contrattua li Standard adottate dalla Commissione Europea.

7. Diritti dell’interessato – Quali sono i Suoi diritti?

La informiamo che, ai sensi e per gli effetti del GDPR, per i periodi di cui all’articolo 5 della presente informativa, Lei h a diritto di:

a) chiedere al Titolare l’accesso ai Dati Personali e alle informazioni del relativo trattamento ed eventuale copia in formato elettronico, salvo specifica diversa richiesta (art. 15 del GDPR);

b) chiedere la rettifica e/o l’integrazione dei Dati Personali, senza ingiustificato ritardo (art. 16 del GDPR);

c) per specifici motivi (ad esempio, trattamento illecito, insussistenza della finalità del trattamento), chiedere la cancellazione dei Dati Personali, senza ingiustificato ritardo (art. 17 del GDPR);

d) al ricorrere di specifiche ipotesi (ad esempio, inesattezza dei dati personali, illiceità del trattamento, esercizio di un diritto in sede giudiziaria), chiedere la limitazione del trattamento (art. 18 del GDPR);

e) in caso di trattamento automatizzato, ricevere i dati personali in formato leggibile, ai fini della relativa comunicazione a un soggetto terzo, ovvero, laddove tecnicamente fattibile, chiedere la trasmissione dei Dati Personali da parte del Titolare direttamente a tale soggetto terzo (cd. diritto alla portabilità dei dati personali – art. 20 del GDPR);

f) opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei Dati Personali che abbia quale base giuridica il legittimo interesse del Titolare (art. 21 del GDPR). Nel caso di esercizio del diritto di opposizione, il Titolare si asterrà dal trattare ulteriormente i Dati Personali, salvo che dimostri l’esistenza di motivi legittimi e cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sugli interessi, sui diritti e le libertà fondamentali dell’interessato, oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un d iritto in sede giudiziaria;

g) revocare il consenso in qualsiasi momento, limitatamente alle ipotesi in cui il trattamento sia basato sul consenso per una o più specifiche finalità, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca (ex art. 13, par. 2, lett. c) del GDPR);

h) essere informato dal Titolare, senza ingiustificato ritardo, di eventuali violazioni o accessi non autorizzati da parte di te rzi ai propri sistemi contenenti i Dati Personali (c.d. data breach – art. 34 del GDPR);

i) proporre reclamo all’autorità di controllo del Paese UE in cui risiede abitualmente, lavora ovvero in cui ritiene si sia verificata la violazione dei propri diritti (art. 77 del GDPR).

Per ulteriori informazioni in merito ai termini e alle condizioni per l’esercizio dei Suoi diritti, può consultare il testo d el GDPR pubblicato sul sito internet del Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), ovvero contattare il Titolare nelle forme previste al punto 1 della presente informativa. Ai sensi dell’art. 12 del GDPR, il Titolare fornirà agli interess ati le informazioni circa le azioni intraprese in relazione ad una richiesta di esercizio dei diritti senza ingiustificato ritardo e, comunque, entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa. Tale termine può essere esteso sino a tre mesi in casi di particolare complessità; in tale ultimo caso, il Titolare informerà gli interessati della proroga e dei motivi del ritard o entro un mese dal ricevimento della richiesta.